¿Cómo fomentar la productividad en el trabajo?

Hace ya algunos años en el que se escucha o leen las palabras “Ser Productivo”; más como un sinónimo de fidelidad a la empresa y ponerte la camiseta, que de “Ser Efectivos”. Lo que realmente significa en la mayoría de las ocasiones es sacrificar la calidad de vida para estar el mayor tiempo posible en la oficina.

Pero, ¿qué buscamos en las organizaciones? ¿tiempo de escritorio o alcanzar los resultados?. No es que estén peleadas estas dos realidades, el problema radica cuando se alcanzan los resultados y aún así deseamos que la gente cubra su tiempo de oficina y permanezca en su escritorio. Muchos dueños de empresas aún mantienen el pensamiento del siglo XIX de que el colaborador produce más entre más tiempo pase frente a su escritorio.

Productividad vs. Efectividad

El término productividad proviene de la manufactura, de estar en una línea de producción donde las variables dependen de la capacidad del aparato y el objetivo del operario es tener la menor cantidad de merma y lograr la producción proyectada para la máquina. 

La “RAE” define la productividad como la relación entre lo producido y los medios empleados; lo que coloquialmente conocemos como ser eficiente, sin embargo, cuando hablamos de productividad en la organización, lo que en verdad queremos decir es ser efectivos. La efectividad es igual a la eficacia sobre la eficiencia; es decir, no solo buscamos que se alcance el resultado esperado (eficacia) sino que también se trata de hacerlo optimizando los recursos  a nuestro alcance(eficiencia).

¿Sería posible reducir nuestras horas laborales de 8 a 6?

Parece descabellada esta propuesta, pero lo cierto es que tiene más que ver en cómo gestionamos las actividades, establecemos metas y objetivos, en cómo logramos definir las prioridades del trabajo como Líderes, etc. 

Como organizaciones hacemos muchas cosas para minar la efectividad del trabajo, por mencionar algunas:

• Reuniones de larga duración discutiendo asuntos que se pueden manejar de manera virtual o con una llamada.
• Interrupciones constantes, ya sea con solicitudes de apoyo, el sonido constante de la mensajería instantánea o las notificaciones de escritorio.
• Consensos innecesarios para tomar decisiones sin importancia.
• La búsqueda implacable de no tener elementos en la bandeja de entrada que revisar, algo bien visto en diversas organizaciones, pero que no significa más que poner los objetivos de alguien más sobre los propios.
• Reuniones uno a uno donde hay que recorrer distancias y lidiar con el tráfico, cuando una llamada hubiera bastado.
• Cambiar constantemente de actividad o tarea a realizar, es decir, no enfocarse en una sola cosa.
• Tareas rudimentarias y administrativas, etc.

Como dijera Adam Grant, Psicólogo Organizacional y autor del Libro Originals: How Non-Conformists Move the World, “La gente desperdicia mucho tiempo en el trabajo, podría apostar que en la mayoría de los trabajos, la gente haría más en 6 horas enfocados que en ocho horas distraídos.”

¿Cómo hacerlo Posible?

Algunos pasos que se recomiendan para organizar nuestro  trabajo y lograr hacer efectivo nuestro tiempo son:

• Priorizar.- Ley de pareto el 80/20, tener en cuenta sólo  aquellas tareas de alto valor que se encuentren alineadas a las fortalezas del colaborador y a las metas del equipo.
• Cortar.- Reducir o eliminar aquellas tareas que no agregan valor. Reducir  por default la duración de juntas, pasar de 60 a 30 minutos, silenciar notificaciones, dejar de revisar a cada instante tu cuenta de correo, son lugares para comenzar.
• Automatizar.- Si es una tarea orientada a procesos paso a paso, probablemente puede ser automatizado y olvidarte de hacerlo por ti mismo.
• Tercerizar.- Si no puede ser automatizado, tal vez pueda ser delegado o tercerizado.
• Comenzar.- Haz lo que sea necesario para poner en marcha el proyecto. Bloquea tiempo de tu agenda, comienza por lo más complicado, utiliza Técnicas de Administración del Tiempo, etc.
• Establecer expectativas realistas.- No entrar en una escalada de hiper-respuesta de parte de nuestros colaboradores, establecer objetivos realistas y alcanzables y donde nosotros mismos no seamos los que interrumpimos y aplazamos las cosas.

Si lo vemos de otra manera, considerando las nuevas generaciones, creo que será cuestión de tiempo cuando comencemos a movernos nuevamente hacía una administración por objetivos y donde algunas “técnicas de productividad” nos den mayores resultados, ya que como Directores, Gerentes o responsables de equipo no debemos olvidar que nuestro trabajo como Líderes es facilitar los resultados.

y Tú ¿Facilitas o entorpeces la efectividad del trabajo?

Luis Santos