¿Qué son los Procesos y para que sirven?

Los procesos son un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas o insumos para proporcionar un resultado previsto o salida. Cuando hay dos o más procesos que se conectan e interactúan, se denomina macroproceso.

Para que los procesos sean efectivos, necesitan estar al servicio de algo, en este caso, lo ideal es que estén al servicio de nuestro propósito como organización. Veamos un par de ejemplos de procesos alineados y no alineados al propósito de la empresa.

Imagina, por un lado, una empresa que desde su comienzo tiene claro su propósito de aportar al bienestar y la salud de las personas, y para ello decide fabricar medicinas; por el otro, evoca a una empresa de diseño que hace todo lo relacionado con artículos promocionales. Cada empresa cuenta con sus procesos, cada uno de ellos diferente por el giro. Ahora imaginemos que se presenta una situación de emergencia a nivel global donde se requieren en demasía los productos médicos. De acuerdo con su propósito es más fácil que la primera empresa adapte su operación para fabricar dichos productos y siga cumpliéndolo; mientras que la segunda empresa, si buscara comercializar los mismos productos, sin ser parte de su propósito u operación, lo estaría haciendo por mera táctica de supervivencia y oportunismo. Así, la primera se mantendrá en el largo plazo, mientras que la segunda, solamente obtendrá resultados en el corto plazo y tenderá a desaparecer ya que estaría ejecutando actividades que no agregan valor a su operación.

Implementar procesos no alineados no está mal y tampoco es imposible, simplemente, al final del día, una empresa como la segunda no estará cumpliendo su propósito y misión. Por otra parte, si esta empresa contara con su propósito y sus procesos estuvieran bien definidos, seguramente encontraría otra forma de alcanzarlos a pesar de la crisis y no echando mano del oportunismo.

Tips para determinar si una actividad es un proceso, tiene que cumplir con los siguientes aspectos:

¿Todas las actividades que se realizan en las organizaciones son procesos? No. Para determinar si una actividad es un proceso, necesitará cumplir con los siguientes aspectos:

• Poseer un objetivo claro.
• Contener entradas (inputs) y salidas (outputs).
• Poder identificar a los clientes, los proveedores y el producto final.
• Es susceptible de descomponerse en operaciones o tareas.
• Puede ser complementado con tiempos, recursos y costos.
• Su alcance o responsabilidad en el proceso puede asignarse a una o varias personas.

Esperamos que ésta información te sea de utilidad.

Rosa Girón y Luis Santos